Die perfekte Präsentation – Teil 3 – Auf der Bühne und danach

Im dritten Teil dieser kleinen Serie geht es darum, wie man souverän und entspannt auf der Bühne agiert und das optimale aus de, Vortrag rausholt. Eine gte Vorbereitung ist der Schlüssel, aber auch ein einfacher PowerPoint-Trick kann helfen.

Den ersten Teil der Serie findet Ihr hier und den zweiten gibt es hier.

5. Das bessere Bild

In Zeiten von Webinaren oder gestreamten Konferenzen muss man nicht mehr viel übers Urheberrecht sagen: Wer ein Bild verwendet, für dass er keine Lizenz besitzt, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit ertappt. Das war früher in kleinen geschlossenen Konferenzräumen anders.

Tipp: Achten Sie beim nächsten Spaziergang mal darauf wie viele Stock-Fotos sie selbst mit dem Handy machen können. Das Verkehrsschild, die Ampel, die Wiese, das baufällige Haus. All das eignet sich, um einen Sachverhalt zu illustrieren.

Stock Images funktionieren eigentlich nur gut mit Metaphern oder Witzen. Der Speaker muss also eine gute Verbindung herstellen. Die Metapher ist eines der stärksten Konstrukte im Storytelling. Es geht gar nicht unbedingt um die große transzendierende Metapher. Auch die vielen kleinen („wir liefern schnell wie der Wind“, „wir kommen quasi als Feuerwehr ins Haus“, „wir machen den Weg frei“) beleben die Sprache und lösen kleine Gedankenimpulse aus, die dazu beitragen, dass ein anderes Hirnareal angesprochen und das Gesagte dort gespeichert wird.

Mindestens ein- oder zweimal im Vortrag sollten Sie auch das Publikum aktiv zum Nachdenken auffordern. „Stellen Sie sich ihren Liebsten Urlaubsort vor“. Dieser offene Impuls erzeugt bei jedem Zuhörer ein anderes, individuelles Ergebnis.

6. Slides sind keine Speakernotes

Wir wissen es alle und machen es trotzdem falsch: Viele Speaker lesen Text von Folien ab. Das ist nicht nur überflüssig, sondern auch sterbenslangweilig. Reduzieren Sie die Folien auf maximal fünf Kernaussagen. Den Rest stecken Sie als Fließtext in die „Notizen“.

Machen Sie sich die Mühe, zu jeder Folie einen kurzen Fließtext zu schreiben. Selbst wenn Sie den Text nicht im Vortrag verwenden, dann haben Sie dennoch:

1. ein Backup, wenn Sie einen Hänger haben,
2. ein richtig gutes Handout´,
3. Top-Content für das Seeding (Punkt 10)

Idee: Setzen Sie sich an einen ruhigen Ort, starten Sie Siri oder den Google Assistant und sprechen Sie mit ruhigem Duktus, was Ihnen zur Folie einfällt. Die Spracherkennung zwingt sie zu langsamem Tempo und deutlicher Aussprache. Mailen Sie sich den Text und schon haben Sie sich das Tippen erspart.

Extra-Idee: Inzwischen geht das diktieren auch ziemlich gut in Powerpoint direkt und in Word. Nur dürfen Sie keine Sprachen mischen, sondern entweder Englisch oder Deutsch diktieren.

7. Animationen, GIFYs, Erklärvideos

Der Einsatz von animierten Gifs als Verstärker einer Pointe entspricht ungefähr der Situation, wenn ein Comedian seinem Publikum sagt, dass das jetzt ein Witz war, und man doch Lachen könne. Es wirkt hilflos und der Speaker zeigt, dass er kein Vertrauen in die eigene Pointe hat.

Ergänzt die eingesetzte Animation die Pointe hingegen mit einer Metapher, dann passt sie in den erzählerischen Spannungsbogen. Grundsätzlich ist es eine gute Idee, eine trockene Präsentation mit einem Überaschungseffekt aufzulockern. Die bessere Lösung ist allerdings, wenn der Speaker selbst verzweifelt den Kopf schüttelt, sich die Haare rauft oder „Oh my god“ ausruft.

Es ist der klassische Erzählkonflikt zwischen dem kurzfristigen Effekt und dem „organischen“ Duktus der Geschichte. Der kurzfristige Lacher funktioniert, hinterlässt aber ein erzählerisches Loch, aus dem man sich herausarbeiten muß. Regt sich der Speaker selbst auf, ist es Teil seiner Geschichte und trägt auch füpr den Rest des Vortrags, denn es unterstreicht die Meinung oder Haltung des Redners.

Übergänge zwischen Folien folgen den gleichen Gesetzen. Weiche Überblendungen heißen nicht umsonst „Transition“, also Übergang. Sie erzählen einen sukzessiven Aufbau oder Abbau der Geschichte. Der harte Schnitt von Folie zu Folie deutet eine Veränderung des Betrachtungsgegenstands an.

Hier ist Platz für eine Pause, eines der wichtigsten Instrumente beim live Storytelling. Lassen Sie dem Publikum Zeit, Gesehenes und Gehörtes zu verarbeiten. Und wenn nach dem Folienwechsel bereits die (sinnvolle) Überschrift des nächsten Slide zu sehen ist, erzeugt die Pause zusätzlich Spannung.

Eine besondere Form des Übergangs ist der Morph. Hier verändert sich eine Form oder Position eines Objekts dynamisch in eine andere. Das ist ein gutes Instrument, um eine Wendung in der Story zu illustrieren. Wenn etwa aus einem Hindernis eine hilfreiche Rahmenbedingung wird oder ein Perspektivwechsel des Helden dazu führt, dass er ein Problem als nicht mehr so problematisch betrachtet.

Den Morph finden Sie bei den Übergängen in Powerpoint. Er funktioniert am Besten, wenn Sie eine fertige Folie duplizieren und den Morph darauf anwenden.

Ein ähnliches Instrument des Storytellings ist das Scribble. Es gibt haufenweise Tools, die Animationen erzeugen, in denen es so aussieht, als würden die Folieninhalte von Hand gezeichnet. Auch hier ist die beste „Story“, wenn Sie von einer Kleinigkeit starten und den Ansatz dann erweitern. Die Erweiterung muss aber wiederum sinnvoll sein und wird vom Speaker flüssig verbal begleitet, etwa wenn Sie den Prozess der Digitalisierung eines Unternehmens beschreiben, mit einer kleinen Disziplin wie dem E-Mail-Marketing beginnen und dann zeigen, wie das weiter ausgreift im Unternehmen.

Tools wie Doodly oder Videoscribe funktionieren tatsächlich nur dann gut, wenn es sich um gezeichnete Inhalte handelt. Einige Grafik- und Bildbearbeitungsprogramme können aus Fotos passable Grafik-Simulationen errechnen, die man dann in die Tools laden kann. Aber es gibt noch eine andere Variante: Auf Plattformen wie Fiverr finden Sie jede Menge Zeichner, die so etwas als Auftragsarbeit machen. Dadurch können Sie nicht nur der Animation sondern der gesamten Präsentation einen eigenen Stil geben und umschiffen die Urheberrechtsproblematik … es sei denn, Sie lassen das Apple-Logo nachzeichnen.

Erklärfilme haben in live Präsentationen eigentlich nichts zu suchen. Sie dienen der Erläuterung einfacher Sachverhalte oder Abläufe und entbehren meist eines Spannungsbogens. Sie vermitteln oft den Eindruck, dass der Speaker „zu faul“ ist, den Sachverhalt selbst zu erklären.

Man kann den Gedanken aber umdrehen: Vielleicht ist das Erklärvideo auch auf der Website spannender, wenn es auf einer Story aufbaut. Es sollte also einen Spannungsbogen enthalten und mit einem Problem, einer Herausforderung starten.

Wichtig: Die Lösung basiert auf einer aktiven Handlung des „Helden“. Er sucht, recherchiert, fragt Experten, liest Zeitschriften oder ähnliches und findet den Ausweg. Nichts ist langweiliger, als wenn die Lösung eines Konflikts durch Zufall entsteht oder wie Manna vom Himmel fällt.

8. Der variable Ausstieg

Neben dem Morph ist der variable Ausstieg der einzige echte Powerpoint-Hack in dieser Aufzählung. Denn er dient tatsächlich dazu, die Story besser auf den Punkt zu bringen.

Das Ende des Vortrags ist mindestens so wichtig, wie der neugierig-machende Beginn. Sie wollen hier ihre Botschaft beim Zuhörer verankern. 

Merke: Widerstehen Sie der Versuchung, nach dem Ende noch einen weiteren Minivortrag anzuschließen. Lassen Sie den gesetzten Punkt auch wirken.

Es ergibt also Sinn, einen pointierten Ausstieg über mehrere Folien zu stylen. Das kann etwa die Zusammenfassung sein: Was ist das Problem, wie löst man es und warum steht man hinterher besser da? Oder man nimmt eine Geschichte oder Metapher vom Beginn des Vortrags wieder auf: „Sehen Sie, so kommt es, dass rosafarbene Elefanten doch fliegen können“.

Der Trick ist nun, dass Sie diesen Ausstieg von jeder Folie aus direkt anspringen können. Wenn viel Interaktion mit dem Publikum entsteht, kommt auch der beste Speaker in Zeitverzug, selbst wenn er die eiserne Regel der Präsentationslänge einhält:

Vortragsdauer in Minuten – 10 Prozent = Anzahl der Folien

In den meisten Fällen ist die Interaktion mit dem Publikum wertvoller, als dass es alle Folien zu sehen bekommt. Dennoch wollen Sie am Ende nicht zehn Folien schnell durchklicken, um zum wichtigen Ende zu kommen. Also setzen Sie einen Hyperlink auf die erste Folie der Ausstiegssequenz und platzieren diesen Link auf jeder Folie oder noch besser auf der Masterfolie.

Am besten funktioniert dafür ein sichtbares aber unauffälliges grafisches Element, etwa das Firmenlogo. Wählen Sie es aus, drücken Sie STRG+K und wählen Sie die Zielfolie aus der aktuellen Präsentation.

Während Sie vortragen können Sie den Link direkt anklicken und mit ihrem „Finish“ beginnen, oder Sie drücken zunächst mehrfach die Tab-Taste, bis ein schraffiertes Rechteck um das Logo erscheint und drücken dann „Enter“. Beide Techniken funktionieren auch, wenn Sie auf einem fremden Rechner präsentieren, während ein selbst geschriebenes Makro nur in der eigenen Powerpoint-Version zuverlässig läuft.

Im Ergebnis entsteht ein schlüssiger Spannungsbogen für die Geschichte und ihr hinterlasst den Eindruck eines Speakers, der seine Zeitsteuerung im Griff hat.

9. Nie ohne Call-to-Action

Der Call-to-Action ist ein kontinuierliches Element während des gesamten Vortrags. Hier unterscheidet sich ein Businessvortrag signifikant von einer Vorlesung.

Einfache Calls lauten: „Stellt euch vor“, „versetze dich in die Lage“ oder „erinnern Sie sich“. Um das emotionaler aufzuladen, könnt ihr mit ein paar Details aushelfen: „Riechen Sie den Cappuccino“ oder „hört das Rauschen der Wellen“.

Aber auch die ganze Präsentation ist ein Call-to-Action. Ihr wollt, dass euer Publikum schlauer, nachdenklicher oder erfolgreicher aus dem Vortrag herauskommt. Vergesst also nie den „nächsten Schritt“ am Ende des Vortrags. Direkte Fragen, Fragen im Nachgang per E-Mail, Downloads, weiteres Recherchematerial, nächste Veranstaltungen und so weiter.

Verbindet den CTA organisch mit dem, was ihr vorher gesagt habt. „Wenn ihr eure Website optimieren wollt, könnt ihr euch mal den Artikel mit diesen zehn Tipps durchlesen.“

10. Vorträge als Evergreen-Content

Slideshare und das wars? Ihr vergeudet wertvolle Recherchezeit und Content-Aufbereitung, wenn ihr nicht mehr aus einem Vortrag macht.

• Die erfolgreiche Testaufzeichnung wird zum Video, das auf Youtube landet.
• Ausschnitte daraus funktionieren als Teaser bei Instagram und Facebook.
• Verschickt Zitate (auch als Audio-File) an Medien und Podcaster mit dem Hinweis auf die Aufzeichnung des Vortrags.
• Bündelt eure Recherchequellen zu einem Whitepaper und bietet es zum Download an.
• Erzeugt ein Transkript des Vortrags und macht daraus einen oder mehrere Blog-Artikel.
• Extrahiert die „10 Tipps“ aus dem Vortrag und bietet sie Redaktionen als Gastartikel an.
• … und so weiter.

Idee: Habt ihr schon mal darüber nachgedacht, mit einer solchen These ein T-Shirt zu bedrucken? Das könnte ein cooles Outfit für euren nächsten Vortrag sein – „Storytelling eats Tools for Breakfast“.

So, das waren meine Gedanken bis hierher zum Thema perfekte Präsentation. Natürlich fehlt mehr als drin ist und es gibt noch viele weitere Themen zu besprechen. Aber Ihr könnt ja ab und zu vorbeischauen, weiterlesen, empfehlen, anrufen, Beratungstermine buchen oder was euch sonst einfällt.

Und wer nochmal von Anfang an lesen möchte, der startet einfach hier.