Corona: 14 Tipps für bessere Online-Konferenzen und Webinare

Corona sei Dank boomt die Szene der digitalen Events. Jeder Zweite veranstaltet ein Webinar, streamt über Facebook Live oder diskutiert in Google Hangouts. Aber die große Masse an Formaten  ist miserabel vorbereitet, hat ein schlechtes technisches und inhaltliches Setup und nutzt nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten, die Webinare und Online-Konferenzen  bieten.

Wichtig ist, dass Sie sich nicht von Panik leiten lassen, sondern mit kühlem Kopf überlegen, was sie in der kurzen Zeit bis zum Event noch machen können. Dabei fokussieren sie vor allem auf das Wichtigste.

1. Erstellen Sie eine Prioritätenliste der wichtigsten Elemente und Informationen, die Ihre Kunden von Ihnen erwarten.

• Welche Inhalte?
• In welcher Aufmachung?
• Mit welchem Begleitmaterial?
• Mit welchen Möglichkeiten für Interaktion und Followup?

Daraus ergibt sich bereits ein Kriterienkatalog für die Software. Drei Fragen sind entscheidend: Wollen Sie einen oder mehrere Moderatoren einsetzen und sitzen die physisch an einem Ort? Wollen Sie die Veranstaltung aufzeichnen? Wie wichtig ist die Übertragung eines Videobilds oder reichen Folien? Der letzte Punkt ist kritisch, denn nicht nur die Bandbreite entscheidet über die übertragene Qualität sondern auch die Performance des Servers. Der muss ja im Zweifel 1000 Videostreams simultan aussenden können.

Da Sie vermutlich nicht genau wissen, wie viele Teilnehmer kommen werden, ist hier eine skalierbare Lösung sinnvoll, die das Videostreaming bei Bedarf auf weitere virtuelle Server auslagern kann.

2. Formulieren Sie zeitgleich zur Absage des stationären Events eine positive, konstruktive Einladung. Auch wenn der Grund für die Absage ein sehr problematischer ist, so hat die virtuelle Konferenz ja auch Vorteile wie Zeitersparnis, Ressourcenschonung, keine Übernachtungskosten, besserer CO2-Footprint und die Möglichkeit, einen Teil der Veranstaltung zeitversetzt im Videostream zu schauen, wenn die Tagesarbeit das verlangt.

3. Versenden Sie die Einladung nicht nur an die Teilnehmer, die bereits gebucht haben sondern an alle im Verteiler. Eventuell war ja genau der Ortswechsel zur Veranstaltung ein Hinderungsgrund für die Buchung. Und der ist jetzt entfallen.

4. Aus dem gleichen Grund können Sie eine kleine Anzeigenkampagne aufsetzen und die in einem passenden Kanal spielen. Bei B2B-Veranstaltungen vielleicht auf LinkedIn. Ihr Angeboit hat jetzt eine andere Qualität und erreicht eventuell neue Zielgruppen.

 

5. Achten Sie beim Anmeldeprozess auf die Leadgenerierung. Unterscheiden Sie dabei zwischen Interessenten, denen Sie den Link zum Webinar schicken und solchen, die tatsächlich am Webinartag teilnehmen. Ein geschickter Aufbau ist, wenn Ihre Einladung auf eine Landingpage führt, die eine Registrierung verlangt. Wird die Registrierung abgeschlossen, gibt es eine Bestätigungsmail mit dem Webinar-Link.

6. Kommunizieren Sie die Vorteile des Events genauso deutlich, wie in einem klassischen Flyer oder auf der Landingpage des stationären Events. Viele Veranstalter vergessen das in der Eile, aber es kann ja durchaus sein, dass neue Interessenten kommen.

Während der Durchführung des Webinars bzw. der virtuellen Konferenz sollten sie vor allem das technische Setup und reibungslose Abläufe achten. Es gibt viel zu viele Webinare, die so wirken, als „spielt“ der Veranstalter gerade zum ersten Mal mit der Webinar-Software.

7. Guter Ton ist entscheidend. Speaker und Moderatoren sollten Headsets oder Kragenmikros benutzen, wenn das verfügbar ist. Nutzen Sie nur im Notfall ein Raummikrofon oder die Freisprecheinrichtung eines Smartphones. Lieber besorgen Sie sich noch kurzfristig ein Podcaster-Mikrofon und platzieren sie es nahe bei den Moderatoren. Der klassische Hall bei einem Raum-Mikrofon in einem Meetingraum klingt billig. Im Idealfall holen Sie so viele Speaker wie möglich an einen Ort.

8. Arbeiten Sie mit zwei Moderatoren. Der eine fokussiert auf Q&A und die Anmoderation des nächsten Themas, während der andere dafür sorgt, dass die Verbindung zum nächsten Speaker steht. Sollte es zu einer Zeitverzögerung oder zu einem Ausfall kommen, können die Moderatoren das in einem Zwiegespräch auffangen.

9. Halten Sie mindestens ein Content-Piece als Backup parat, das einen Slot füllen kann.  Eine einfache Variante ist ein Screencapture eines Vortrags von einem der Speaker, die sowieso eingeplant waren. Ein Video-Interview funktioniert natürlich genauso, ist aber in der Produktion aufwendiger. Das Videobild vom Smartphone kann ausreichend sein, der Ton aber nicht. Nutzen Sie ein externes Mikro.

10. Planen Sie die Agenda so, wie Sie den Arbeitsalltag ihrer Teilnehmer vermuten.  Vor 9.30 Uhr zu starten ist schwierig. Der Teilnehmer wird zunächst seine Mails abarbeiten. Dann könnte man eventuell eine Mittagspause einplanen, wenn man viele Corporates zu den Teilnehmern zählt. Es bietet sich an, auf ein Pause-Slide, das in dieser Zeit eingeblendet wird, eine Link auf andere Inhalte zum Beispiel das Backup-Interview zu setzen, für die Teilnehmer, die keine Pause machen wollen.

11. Halten Sie den Zeitplan so gut wie möglich ein. Viele Teilnehmer werden den On-demand-Charakter nutzen und nur zu bestimmten Vorträgen dazu kommen. Die müssen pünktlich anfangen. Sollte es sehr viel Feedback zu einem Thema geben, so kann der zweite Moderator das im Chat noch betreuen, während Moderator 1 schon zum nächsten Thema überleitet.

12. Testen Sie das gesamte Setup eine Woche vor der Veranstaltung. Das ist vor allem wichtig, um die Technik und die Abläufe zu proben. Die „echten“ Speaker müssen nicht unbedingt dabei sein, aber sie können für die einen Leitfaden entwickeln. Wie sollte der Hintergrund aussehen? Welches Mikro braucht man? Wie überträgt man die Folien?

13. Denken Sie an Sonderformate zur Auflockerung. Das würden Sie beim realen Event auch tun: Pecha Kucha, Elevator Pitch, Interview, Fireside Chat oder sogar eine Diskussion mit mehreren Teilnehmern lockern den Tag auf. Wenn Sie eine Podiumsdiskussion machen, blenden Sie auf der Folie die Bilder aller Teilnehmer ein, denn viele User lassen sich aus Gründen der Bandbreite kein Videosignal anzeigen.

14. Nutzen Sie das generierte Material noch mindestens einen Monat für Followups. An die Teilnehmer des Webinars schicken sie redaktionell aufbereitete Zusammenfassungen und vielleicht die Kontaktdaten der Speaker oder Links zu den Beispielen, über die gesprochen wurde.

An registrierte User, die aber nicht teilgenommen haben und an alle potentiellen Teilnehmer schicken Sie die Links zu den Videos. Jedes Konferenzelement wird als einzelner Film realisiert. Das ist nicht viel Aufwand im Schnitt aber für die User und auch für Google ein Segen.  Die Videos werden sauber beschriftet und natürlich auch auf Reichweiten-starken Plattformen verteilt, zum Beispiel auf Youtube.

15. Wenn ein echtes Highlight dabei war, ziehen Sie in Erwägung, das in den Mittelpunkt der Unternehmenskommunikation zu rücken. Sie können Anzeigen darauf schalten, Sie können Posts in Social Media darauf zeigen lassen, Sie können eine Pressemitteilung daraus erstellen und an die Medien verteilen etc. Die Möglichkeiten sind endlos.

Sie sehen also schon an dieser Liste, dass der Zwang zur Veränderung und sei es durch ein gravierendes medizinisches Problem wie den Corona-Virus, immer auch eine Chance bedeutet, Neues auszuprobieren und das Angebotsportfolio zu erweitern.